Odoo-Buchhaltung einrichten: Warum Odoo-Partner einen Berufsträger im Projekt brauchen

Helge Zurbrüggen, Wirtschaftsprüfer · Stand: 31. Oktober 2026

Seit dem 1. September 2026 gilt das neue Steuerberatungsrecht. Für Odoo-Projekte ändert es weniger, als viele glauben: Die GoBD-konforme Einrichtung der Buchhaltung bleibt im Kern Sache von Berufsträgern.

Die Situation kennt jeder Odoo-Partner. CRM, Verkauf, Einkauf, Lager und Projekte laufen, die Bank ist angebunden. Dann kommen die Fragen aus der Buchhaltung: Welche Steuer gilt für den US-Softwareanbieter? Wie bilden wir Lieferungen in die Schweiz ab? Kann Odoo die Umsatzsteuer-Voranmeldung gleich mit abgeben? Kann der Kunde seinen Jahresabschluss in Odoo erstellen? Braucht er eine Schnittstelle zu seinem Steuerberater?

An dieser Stelle verlässt das Projekt die IT. Wer diese Fragen beantwortet, leistet Hilfe in Steuersachen. Und die ist nach dem Steuerberatungsgesetz nur bestimmten Personen erlaubt.

Was sich geändert hat und was bleibt

Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist grundsätzlich Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten vorbehalten. Dazu zählt ausdrücklich auch die Hilfe beim Führen von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Daran hat die Reform nichts geändert.

Neu sind seit dem 1. September 2026 zwei Punkte:

• Kontenpläne: Qualifizierte Buchhalter dürfen jetzt auch Kontenpläne anlegen. Bisher durften sie nur laufende Geschäftsvorfälle buchen und die Lohnabrechnung erledigen. Voraussetzung bleibt eine kaufmännische Ausbildung und mindestens drei Jahre Praxis in der Buchhaltung. Die Bundessteuerberaterkammer hatte sich ausdrücklich gegen diese Öffnung ausgesprochen. Ein Kontenplan sei eine grundlegende Entscheidung für das Rechnungswesen, und Sonderfälle seien schwer zu erkennen.
• Nebenleistungen: Steuerliche Hilfe ist zulässig, wenn sie als Nebenleistung zu einer anderen Haupttätigkeit gehört. Entscheidend sind Inhalt, Umfang und sachlicher Zusammenhang. Nach der Gesetzesbegründung gilt das nur für Fragen, die aus der Haupttätigkeit selbst entstehen.

Für ein Odoo-Projekt heißt das: „Wie bilde ich das in Odoo ab?“ ist eine Frage der Software-Einführung. „Ist das ein Fall von § 13b UStG und in welche Kennziffer der Voranmeldung gehört er?“ ist eine steuerliche Würdigung. Die Grenze dazwischen ist nicht scharf gezogen. Ein Partner, der sie im Zweifel überschreitet, trägt das Risiko.

Unverändert vorbehalten bleiben unter anderem:

• das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen, außer durch qualifizierte Buchhalter
• die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Zusammenfassende Meldung und alle Steuererklärungen außer der Lohnsteuer-Anmeldung
• Einnahmenüberschussrechnung, Jahresabschluss und vorbereitende Abschlussbuchungen
• die Einrichtung der Lohnkonten und die Lohnsteuer-Jahresarbeiten

Die Ausnahme für Buchhalter ist außerdem an die jeweilige Person gebunden. Ein Odoo-Berater mit IT- oder Prozesshintergrund erfüllt sie in der Regel nicht, auch wenn er die Buchhaltungs-App technisch sehr gut kennt.

Wer macht was im Odoo-Projekt

Die meisten Aufgaben einer Odoo-Einführung sind reine Software-Arbeit. Kritisch sind die Stellen, an denen Odoo eine steuerliche Entscheidung dauerhaft speichert und danach bei jeder Buchung automatisch anwendet.

Zwei Zeilen werden häufig unterschätzt. Standardkonten je Produktkategorie oder je Lieferant sind nach unserer Einschätzung eine vorweggenommene Kontierung: Jede künftige Rechnung landet ohne weitere Prüfung auf diesem Konto. Steuerpositionen bestimmen, ob Odoo Umsatzsteuer berechnet, Vorsteuer zieht oder § 13b anwendet. Ein Fehler dort wirkt in jeder Voranmeldung, bis ihn jemand – im ungünstigsten Fall das Finanzamt – bemerkt.

Aus der Praxis

Eine junge GmbH nutzt Odoo seit gut einem Jahr. Die Software läuft stabil, die Voranmeldungen werden pünktlich abgegeben. Unsere erste Abschlussanalyse hat trotzdem eine Reihe von Punkten gefunden:

• Der Kassenbestand im Hauptbuch wich vom Kassenbuch ab.
• Vorsteuer wurde teils nicht gezogen und teils aus einer Mahnung statt aus der Rechnung.
• Eine fünfstellige Mietkaution stand im Aufwand statt als Forderung in der Bilanz.
• Zahlungen an Lieferanten waren ohne Rechnung gebucht.
• Kein Beleg war festgeschrieben, die Sperrdaten waren nicht gesetzt.

Keiner dieser Punkte ist ein Softwarefehler. Odoo hat getan, was eingestellt war. Es fehlten eine fachliche Vorgabe bei der Einrichtung und eine regelmäßige Kontrolle danach. Solche Fehler fallen spätestens beim Jahresabschluss oder bei einer Außenprüfung auf. Dann ist die Korrektur deutlich teurer und landet oft beim Partner als Ticket, obwohl es kein technischer Fehler war.

Das Risiko liegt beim Partner

Wer die Grenze zur Steuerberatung überschreitet, riskiert vor allem seinen Vertrag. Die Rechtsprechung ist hier seit Jahren eindeutig:

• Nichtiger Vertrag: Ein Vertrag, der unerlaubte Hilfe in Steuersachen enthält, ist nach ständiger Rechtsprechung des BGH nichtig. Er lässt sich in der Regel nicht in einen wirksamen und einen unwirksamen Teil aufspalten. Damit steht im Streitfall auch der Vergütungsanspruch infrage.
• Haftung: Wer steuerliche Beratung leistet, ohne auf die fehlende Befugnis hinzuweisen, haftet bereits aus Verschulden bei Vertragsschluss. Ersatzfähig sind Steuernachzahlungen und die Kosten, die ein Steuerberater für die Korrektur in Rechnung stellt.
• Bußgeld: Unbefugte Hilfe in Steuersachen ist eine Ordnungswidrigkeit. Finanzämter und Steuerberaterkammern müssen einen Verdacht an die zuständige Stelle melden.
• Enge Auslegung: Der Bundesfinanzhof legt die Ausnahmen eng aus. Ein Sachzusammenhang mit einer erlaubten Tätigkeit reicht nicht, um weitere Tätigkeiten mitzuerledigen.

Ein Punkt sollte jeder Partner für sich prüfen: Deckt die eigene Berufshaftpflicht steuerliche Beratung überhaupt ab? IT-Policen sind in der Regel auf Software und Projektleistungen zugeschnitten.

Was der Partner davon hat

Ein Berufsträger im Projekt ist für den Partner kein Kostenfaktor. Er sichert die Marge:

• weniger Nacharbeit nach dem Go-live, weil die steuerlichen Einstellungen vorher abgenommen sind
• keine Grundsatzdiskussion mit einem Steuerberater des Kunden, der lieber bei DATEV bleiben möchte
• eine schnellere Abnahme, weil die Geschäftsführung für Steuern und Abschluss einen eigenen Ansprechpartner hat
• eine klare Haftungsgrenze im eigenen Vertrag

Warum DCFO

DCFO ist eine Kanzlei von Helge Zurbrüggen, Wirtschaftsprüfer, mit Schwerpunkt auf Unternehmen, die mit Odoo arbeiten. Als Wirtschaftsprüfer ist Helge Zurbrüggen nach § 3 StBerG zur Hilfe in Steuersachen ohne Einschränkung befugt, also im selben Umfang wie ein Steuerberater. Berufsrechtlich gehört er der Wirtschaftsprüferkammer an.

• Wir arbeiten selbst mit Odoo, auch in der eigenen Buchhaltung, und direkt in der Datenbank des Kunden. Einen Export nach DATEV brauchen wir nicht.
• Wir übernehmen die fachlichen Vorgaben für Kontenplan, Steuern, Steuerpositionen und Anlagen. Die technische Umsetzung bleibt beim Partner.
• Vor dem Go-live prüfen wir die Einrichtung mit unserem GoBD Check und einer regelbasierten Abschlussanalyse.
• Nach dem Go-live können wir laufende Abschlüsse (Monats-, Quartals- und Jahresabschluss) und Voranmeldungen übernehmen oder die interne Buchhaltung des Kunden begleiten und bei Bedarf auch übernehmen (DFaaS Close).

So läuft die Zusammenarbeit

1. Kurzes Gespräch zwischen Partner und DCFO zum Projekt.
2. Abgrenzung der Aufgaben im Projektplan, nach dem Muster der Tabelle oben.
3. Direkter Auftrag des Kunden an DCFO für die steuerlichen Leistungen.
4. Abnahme der Einrichtung vor dem Go-live.

Provisionen zahlen wir nicht und nehmen keine an. Das schließt das Berufsrecht für Wirtschaftsprüfer aus. Für den Kunden ist das ein Vorteil: Er sieht, dass beide Seiten unabhängig arbeiten.

Sie sind Odoo-Partner und haben ein Projekt, bei dem die Buchhaltung ansteht? Wie die Zusammenarbeit im Einzelnen aussieht, zeigt unsere Seite für Odoo-Partner. Für ein erstes Gespräch nehmen wir uns 30 Minuten Zeit, unverbindlich.

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Fundstellen

• § 6 StBerG – Ausnahmen, u. a. Anlegen von Kontenplänen
• § 4e StBerG – Nebenleistungen
• § 5 StBerG – Verbot der unbefugten Hilfeleistung, Mitteilungspflicht
• Regierungsentwurf Neuntes Gesetz zur Änderung des StBerG, BT-Drs. 21/4550
• Haufe: Neuntes Gesetz zur Änderung des Steuerberatungsgesetzes, Inkrafttreten
• Bundessteuerberaterkammer: Stellungnahme vom 08.04.2026
• IHK Chemnitz: Merkblatt Buchführungshilfe
• BGH, Urteil vom 20.03.2008, IX ZR 238/06
• BGH, Urteil vom 14.04.2005, IX ZR 109/04 (Besprechung IWW)
• BFH, Urteil vom 16.04.2024, VII R 22/21
• § 55 WPO – Verbot von Vermittlungsprovisionen

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Helge Zurbrüggen, Wirtschaftsprüfer, DCFO

Wirtschaftsprüfer für Unternehmen, die ihre Finanzfunktion auf Odoo betreiben – Verfahren, Kontrolle und Abschluss in einem System.

Zuletzt aktualisiert: 31. Oktober 2026

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